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靈活運用“時間順序”功能 輕點鼠標做報表
來源: 未知    閱讀數:4019  添加時間:2007-02-10   類別:辦公自動化
 
每到年終,加班加點地編制財務報表成了我們這些財會人員的家常便飯。如果我們利用永中Office 2004提供的“時間序列”功能,只要輕點幾下鼠標,幾分鐘的時間即可完成一份財務報表(如圖1)。

  1. 定義行字段
 
  (1)啟動永中Office 2004,新建一電子表格,取名保存(如“財務報表.eio)。

  (2)執行“數據→時間序列→定義字段”命令,打開“定義字段”對話框(如圖2)。

  (3)在“字段名”后面的方框中輸入第一個行字段(如“公司收入”),然后單擊“添加”按鈕。

  (4)重復上述操作,仿照圖1的樣式,完成其他行字段的設置。

  2. 定制計算公式

  (1)選中“公司收入”行字段,再次打開“定義字段”對話框。

  (2)將光標定在“字段公式”后面的方框中,然后按右邊的按鈕,彈出“公式生成器”對話框。

  (3)展開其中的“字段”節點,選中下面的“所有”選項,在右側區域中顯示出所有行字段。

  (4)雙擊“主營業務”字段,讓其出現在“公式生成器”上方的方框中,然后按一下中間“+”號按鈕;雙擊“兼營收入”字段,按一下“+”號按鈕;再雙擊“其他收入”字段,按一下“+”號按鈕。

  (5)公式編輯完成后,單擊“確定”按鈕返回“定義字段”對話框,再單擊“修改”按鈕。

  (6)仿照上述4、5步的操作,設置好“公司支出”的計算公式。

  3. 定義報表時間

  (1)執行“數據→時間序列→定義基本期間”命令,打開“定義基本期間”對話框(如圖3)。

  (2)在該對話框中,單擊“選擇基本期間類型”右側的下拉按鈕,在隨后出現的下拉列表中選擇“月”;在“輸入基本期間數目”下面的方框輸入“12”;單擊“輸入基本期間的起始日期”方框,從彈出的日歷表中選擇基本期間的起始日期(如1/1/2004);單擊“選擇日期格式”右側的下拉按鈕,在隨后出現的下拉列表中選擇“2002年8月”,然后單擊“確定”按鈕返回,則“2004年1月、2004年2月……2004年12月”字符出現在“項目描述”字段行的右側。

  4. 定義匯總期間

  (1)執行“數據時間序列定義加總期間”命令,打開“定義加總期間”對話框。

  (2)選中其中的“季”和“年”(或者只選擇一項),再選中“在所包含的期間之后”選項(其他保留默認設置)。

  (3)單擊“確定”按鈕,則相應的匯總字符(如“第三季/2004、年終/2004”等)插入到相應時間列右側。

  5. 使用報表

  在報表相應的單元格中,輸入相應的數據,一份規范的財務報表完成。

  圖1 財務報表

  圖2 “定義字段”對話框

  圖3 “定義基本期間”對話框


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